Um die Änderung oder zusätzlichen Leistungen in einem Bauvertrag zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen benötigt man verschiedenste Unterlagen.
Anzeige nach VOB/B
Grundsätzlich sollte eine geändert – oder eine erkannte bzw. angeordnete zusätzliche Leistung immer mit einer Anzeige (Mehrkostenanzeige/Leistungsänderungsanzeige) schriftlich dem Auftraggeber mitgeteilt werden. Dabei ist laut VOB/B darauf zu Achten, dass die Anzeige vor der Ausführung der Leistung – bzw. unmittelbar nach der Erkenntnis der Vertragsabweichung geschrieben wird. Da laut VOB/B § 2 Abs. 8 „Leistungen, die der Auftragnehmer ohne Auftrag oder unter eigenmächtiger Abweichung vom Auftrag ausführt, werden nicht vergütet.“. Sollte die Mehrkostenanzeige vergessen werden, muss der Auftraggeber nach VOB/B § 2 Abs. 8 die Leistung nachträglich anerkennen, oder ein seperater Nachweis geführt werden, dass die Leistung zum Erfüllen des Vertrages notwendig und dem mutmaßlichen Willen des Auftraggebers entspricht.
Anordnungen des Auftraggebers
Sowohl nach VOB/B § 4 als auch nach BGB §650b hat der Auftraggeber (bzw. sein ausdrücklich Benannter Berechtigter) das Recht Anordnungen zu treffen. Diese Anordnung können zusätzliche (also neue) Leistung oder geänderte Leistungen (anderes Bauverfahren, Materialien, Zeitpunkt der Ausführen und/oder ähnliches) beinhalten. In manchen Fällen können neben formellen Anordnungen auch Email’s oder die bauseitig erstellte Ausführungsplanung als Anordnung gelten.
Eine durch den Auftragnehmer erstellte Ausführungsplanung, welche ohne Hinweis auf Abweichungen zum Bauvertrag freigegeben wird, kann nicht als Anordnung gewertet werden, Deshalb muss innerhalb der Ausführungsplanung dies besonders beachtet und durch den Bau-AN geprüft und seperat angezeigt werden.
Nachtragsangebot
Sollte vom Auftraggeber kein Leistungsverzeichnis für die Nachtragsleistung geliefert werden(Achtung dies ist eine Leistung nach HOAI), muss der Bau-AN selbst ein Leistungsverzeichnis erstellen bzw. durch einen Planer zur Not erstellen lassen. Dieses Leistungsverzeichnis hat die gleichen Anforderungen, wie ein Leistungsverzeichnis des Auftraggebers, kann sich jedoch an der Struktur des Haupt-LVs orientieren.
- Neue Positionen: Wenn durch den Nachtrag neue Arbeiten erforderlich werden (z.B. zusätzliche Bauarbeiten), müssen diese in das Leistungsverzeichnis aufgenommen werden. Jede neue Leistungsposition muss genau beschrieben werden, z. B. welche Materialien verwendet werden, wie die Ausführung erfolgt und welche Qualität erwartet wird.
- Änderung bestehender Positionen: Wenn sich bestehende Arbeiten aufgrund von Änderungen im Entwurf, in der Ausführung oder durch unerwartete Umstände ändern (z. B. eine Änderung in der Bauhöhe einer Wand oder die Verwendung eines anderen Materials), müssen diese geänderten Positionen inkl Verweis auf die Haupt-LV-Position angepasst werden.
- Mengenangaben: Bei jeder Position müssen die Mengenangaben (z. B. Quadratmeter, Kubikmeter, Laufmeter) genau angepasst werden, um den zusätzlichen Aufwand und Materialbedarf korrekt abzubilden.
- Zusätzliche Anforderungen: Falls neue Anforderungen hinzukommen, etwa besondere Sicherheitsmaßnahmen, zusätzliche Oberflächenbehandlungen oder Änderungen in der Bauweise, sollten diese in der Leistungsbeschreibung ebenfalls detailliert erfasst werden.
Das Leistungsverzeichnis sollte sich auch an der Ordnungszahlenstruktur des Auftraggebers orientieren. Es hat sich bewährt für Nachträge mit dem Auftraggeber einen seperaten Nummernkreis des LVs abzustimmen.
Begründung des Nachtrages
Die Begründung für einen Nachtrag sollte darlegen, warum der Nachtrag notwendig ist und welche Umstände oder Änderungen dazu geführt haben. Im Wesentlichen geht es darum, zu erklären, weshalb die ursprünglich vereinbarten Leistungen nicht ausreichen oder warum zusätzliche Arbeiten notwendig sind.
Eine gute Begründung kann folgende Punkte:
- Vertragliche Grundlage: Eine kurze Einleitung zum Bauvertrag (Wer ist AG, AN? Welches Bauvorhaben, Bauvertrag, Bestellnummer?) können einem dritten Helfen den Nachtrag einordnen zu können.
- Betroffene Positionen (Bau-Soll): Welche Leistungspositionen sind im ursprünglichen Leistungsverzeichnis, die durch den Nachtrag geändert oder ergänzt? Hierbei ist es wichtig, die Art der Arbeiten und angenommenen/vertraglich geregelten Randbedingungen darzustellen.
- Beschreibung der Änderung (Bau-Ist): Hierfür wird versucht so klar wie möglich die Änderungsgründe und die darausfolgenden Änderung der Kosten kausal darzustellen, sodass der Prüfer schnell versteht warum der Bauvertrag nicht wie geplant um gesetzt werden konnte.
- Ursachen für die Änderung: Welche Umstände haben zu diesen Nachtragsleistungen geführt? Es können Fehler im Entwuf, Anordnungen des AG, Änderung der Normen bzw. Regeln der Technik oder unvorhergesehene neue/geänderte Randbedinungen zu Nachtragsleistung führen.
- Auswirkungen auf Bauablauf, Kosten und Hauptvertrag: Eine Einordnung der Nachtragsleistungen auf die weiteren Leistungen und den vorhandenen Vertrag sollte gegeben werden, um den Bauherren zu informieren welche weitere Auswirkungen der Nachtrag hat. Eventuell kann ein Nachtrag zur Bauzeitverlängerung führen, oder zu weiteren Nachträgen in Folgegewerke.
Ziel der seperaten Ausgliederung der Begründung ist, dass Nachtragsangebot übersichtlich zu machen und den einen Bau-Soll/Bau-Ist klar und verständlich mit Bildern und Tabellen darzustellen.
Nachtragskalkulation
Das Nachtragsangebot sollte schlüssig verpreist werden, dazu ist es notwendig die den Mehraufwand durch zusätzliche Arbeiten oder geänderte Leistungen darzustellen. Die Kostenkalkulation muss alle relevanten Kostenfaktoren berücksichtigen und nachvollziehbar aufzeigen. Dabei ist darauf zu achten das die im Haupt-Vertrag vereinbarten Zuschläge und Randbedingungen gleich bleiben. Wie bei einer Angebotskalkulation sollte die Nachtragskalkulation in folgende Punkte aufgegliedert werden
- Arbeitskosten: Für jede zusätzliche oder geänderte Arbeit müssen die entsprechenden Lohnkosten berechnet werden. Dazu gehört sowohl die Arbeitszeit der Handwerker als auch die Leistungsansätze der beteiligten Gewerke. Wenn zusätzliches Personal benötigt wird oder Spezialisten für bestimmte Arbeiten eingesetzt werden müssen, müssen diese neuen zusätzlichen Kosten ebenfalls berücksichtigt werden.
- Gerätekosten: Wenn für den Nachtrag Maschinen oder Geräte erforderlich sind (z. B. ein Kran oder Bagger), müssen auch diese Kosten in die Kalkulation aufgenommen werden. Hierzu gehören Abschreibung, Verzinsung, Betriebsstoffe, Mietkosten und Anbaugeräte sowie eventuel zusätzliche An- und Abfahrten.
- Materialkosten: Alle benötigten Materialien, die für den Nachtrag verwendet werden, müssen erfasst werden. Die Materialkosten sollten nicht nur nach Menge, sondern auch nach aktuellen Preisen und den Marktkonditionen kalkuliert werden.
- Sonstige Kosten: Auch alle weitere Aufwendungen wie Nachunternehmer oder Flächenmieten müssen entsprechend den anfallenden Kosten aufgelistet werden.
Ziel einer guten Kalkulation ist es die Höhe des Nachtragsbetrags zu belegen und leicht prüfbar zu machen.
Sonstiges Nachweise
Zur weiteren Unterlegung der Nachtragsbegründung und der Nachtragskalkulation können bzw. sollten weitere Unterlagen dem Nachtrag beigelegt werden:
- Bauablaufpläne/Termine der Nachtragsleistung
- Kommunikation zum Nachtragsthema
- Fotodokumentation oder Bautagesbericht
- Berechnungen/Nachweise
- Angebote/Rechnungen von Lieferanten oder Subunternehmen
- Pläne oder Zeichnungen
- Auszüge der Urkalkulation
- Mengenermittlungen/Feldaufmaße/Leistungsbestätigung
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